Microsoft Excel es una de las herramientas más usadas en el mundo, tanto para temas laborales como académicos, e incluso te puede servir en tu día a día en casa. Sin embargo, si nunca te has enfrentado a esta hoja de cálculo, puede que creas que es más difícil de lo que realmente es. Ver tantas celdas con datos, fórmulas, gráficos y posibilidades es abrumador, pero si eres principiante lo único que tendrás que tener es paciencia y aprender unos cuantos trucos para ahorrar tiempo. Te explicamos los trucos Excel para principiantes que debes conocer.
Para las personas que nunca han tocado Excel, ver una plantilla en blanco puede ser tan aterrador como verla llena de números y fórmulas. Y son muchos los trabajos que te van a requerir una formación más que básica en esta hoja de cálculo para contratarte. Por eso lo mejor es perderle el miedo a Excel, probar a usarlo y aprender ciertas técnicas o trucos que te harán la vida más fácil.
Navegar entre hojas
Lo primero que tienes que saber si estás buscando trucos Excel para principiantes es que puedes tener más de una hoja de cálculo en tu archivo Excel. Es decir, que si necesitas varias hojas, como si se tratase de un cuaderno, puedes hacerlo en un mismo archivo. Si por ejemplo tienes tres hijos y quieres llevar un cálculo de sus notas, su paga o el tiempo que ven la televisión, no tendrás que abrir tres archivos, cada uno con el nombre de uno de ellos. Bastará con abrir uno y añadir tres hojas con el botón + que encontrarás en la parte inferior.
Podrás darle un nombre diferente a cada hoja, de forma muy sencilla. Simplemente haz clic dos veces sobre el nombre de la hoja y lo podrás cambiar. Si quieres que tus hojas se distingan aún más que con el nombre, para evitar equivocaciones, puedes cambiar el color de las pestañas, haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y pulsando Color de etiqueta.
Elige o descarga plantillas
Excel permite hacer todo tipo de documentos y no solo los clásicos libros que has visto en capturas de pantalla. Puedes diseñarlos como quieras aunque también puedes recurrir a las diferentes plantillas prediseñadas de Excel que encontrarás en el propio programa o que puedes descargar en Internet si buscas algo más específico. Por ejemplo, puedes encontrar una gran cantidad de modelos para Excel con calendarios personales, con balances, con informes de gastos ya diseñados, con un seguimiento de la tarjeta de crédito, planillas de horas trabajas o listas de asistencia en clase. Basta con que descargues las plantillas de la web de Templates.office.com y automáticamente podrás usarlas. Únicamente tendrás que rellenar con tus datos sin necesidad de personalizarla y adaptarla al diseño que quieras.
Bloquear celdas
Aunque está incluido en los atajos de teclado que te explicaremos en el próximo apartado, bloquear celdas es uno de los grandes trucos de Excel que debes saber para enfrentarte al programa sin desesperar. Es habitual que se nos muevan las fórmulas cuando estamos probando algo y cuando estamos copiando en las celdas. Pero basta con que selecciones la celda que quieras y pulses en F4. Así la bloquearás.
Insertar nuevas filas
También está incluido en los atajos de teclado esenciales que te dejamos escritos más abajo pero bien merece su apartado propio. Solemos necesitar nuevas filas para seguir añadiendo datos y podemos hacerlo en menos de un segundo pulsando tres teclas. Si te falta espacio para la información simplemente toca el comando Control+Mayúsculas y dale al signo “+”. Ahora podrás insertar nuevas filas en la hoja y seguir trabajando y añadiendo nuevos datos.
Suma
Normalmente solemos utilizar Excel para tablas y cálculos por lo que sumar es imprescindible para realizar las operaciones que queramos. Por ejemplo, sumar alumnos que han ido a clase o sumar productos en stock. Para ello, simplemente tienes que seleccionar la celda final de la fila o columna que quieres sumar y pulsar Alt+ para que comience. La suma se hará de toda la fila o columna seleccionada.
Protege un Excel con contraseña
Puede que el contenido que tengas en la hoja que has creado sea privado o que esté en un ordenador compartido y quieras protegir el libro de las cuentas, sea lo que sea que haya escrito en él. En ese caso, si quieres evitar que cualquiera acceda, uno de los mejores trucos de Excel es que puedes poner una contraseña de desbloqueo que sólo tú sabrás. Solo tú podrás acceder. Para protegerlo, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos y rápidos:
Abre el archivo Excel que quieres bloquear.
Busca en el menú la opción Archivo.
Accede al menú desplegable y toca en Información.
Despliega la pestaña correspondiente y toca “Proteger libro”.
Desde aquí, marca Cifrar con contraseña.
Introduce la clave que vas a poner, algo que vayas a recordar.
Confirma con Aceptar.
Repite la contraseña que acabas de escribir.
Pulsa de nuevo en Aceptar.
Recuerda que es fundamental que sea una contraseña que vayas a recordar y que no sea fácilmente adivinable por el resto de personas que pueden tener acceso. Así podrás llevar tus cuentas en privado sin que nadie modifique los datos. Estará cifrado y solo podrá leerse con esa clave.
Atajos de teclado
Una vez que estés familiarizado con Excel, con sus hojas y con sus celdas, debes saber que hay una serie de atajos de teclado que te van a servir para simplificar operaciones. Para hacer selecciones de celdas, realizar automáticamente operaciones, restringir a un conjunto de celdas las acciones que quieres realizar… Con apenas dos o tres teclas de tu teclado podrás hacer cientos de cosas en tu hoja de cálculo de Excel sin esfuerzo y sin volverte loco pensando en qué menú o submenú de la barra de herramientas se encuentra esa opción.
Ctrl+A: Muestra el cuadro de diálogo Abrir.
Ctrl+B: Muestra el cuadro de diálogo Buscar.
Ctrl+C: Copia las celdas seleccionadas.
Ctrl+D: Copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
Ctrl+E: Selecciona todas las celdas.
Ctrl+J: Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
Ctrl+K: Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
Ctrl+N: Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
Ctrl+S: Subraya el texto seleccionado.
Ctrl+T: Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
Ctrl+V: Pega el contenido del portapapeles.
Ctrl+X: Corta las celdas seleccionadas.
Ctrl+Y: Rehace la última acción deshecha.
Ctrl+Z: Deshace la última acción.
Ctrl+1: Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ctrl+2: Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
Ctrl+5: Aplica el efecto de tachado al texto.
Ctrl+9: Oculta las filas seleccionadas.
Ctrl+0: Oculta las columnas seleccionadas.
Ctrl + A: selecciona todas las celdas de un documento.
Ctrl + tecla «+»: activa o desactiva las fórmulas de celdas seleccionadas.
Alt+F1: Inserta un gráfico.
Alt+F8: Abre el cuadro de diálogo Macro.
Ctrl+Mayús+#: Aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
Ctrl+Mayús+: Aplica el formato de Hora.
Ctrl+Mayús+&: Aplica un borde a la celda.
Ctrl+Máyus+”: Copia el contenido de la celda superior.
Ctrl+Mayús+-: Remueve los bordes de la celda.
Ctrl+Avpág: Moverse a la hoja siguiente.
Ctrl+Repág: Moverse a la hoja anterior.
Ctrl+*: Selecciona la región actual de celdas con datos.
Ctrl+Espacio: Selecciona la columna actual.
Mayús+Avpág: Extiende la selección hacia abajo.
Mayús+Repág: Extiende la selección hacia arriba.
Ctrl+Mayús+!: aplicar el formato con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.
Ctrl+- Muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
Ctrl++ Muestra el cuadro de diálogo Insertar celdas.
Ctrl+Mayús+L: Activa o desactiva los filtros en un rango.
Ctrl+Mayús+O: Selecciona las celdas con comentarios.
Ctrl+Mayús+U: Expande la barra de fórmulas.
Ctrl+Mayús+Entrar: Ingresa una fórmula como una fórmula matricial.
Alt+Entrar: Comenzar una nueva línea.
Shift+F9: calcular la hoja de cálculo activa.
Alt+F11: abrir el editor de Microsoft Visual Basic.
Mayús+F6: cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones.
Ctrl+F9: minimiza una ventana del libro en un icono.
F12: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
Ctrl+Mayús+Avpág: Agrega la siguiente hoja a la selección de hojas.
Ctrl+Mayús+Repág: Agrega la hoja previa a la selección de hojas.
Cómo hacer una fórmula
En Excel necesitarás hacer fórmulas para prácticamente todo. En los próximos párrafos te daremos algunas de las fórmulas más útiles y más relevantes pero lo primero que tendrás que saber es cómo se hace una fórmula. Para ello, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos:
Abre tu hoja de Excel.
Toca sobre la celda en la que vayas a añadir la fórmula.
Escribe la fórmula en la barra superior del menú.
Pulsa enter.
Si no te sabes la fórmula, en versiones actuales de Excel podrás encontrar una pestaña con el botón “Fórmulas” donde verás las diferentes categorías y sabrás cómo es la que estás buscando o la que necesitas. No necesariamente tenemos que sabernos de memoria todas las fórmulas aunque es muy útil tenerlas a mano. Si te las sabes, los pasos pueden variar y puedes hacerlo más sencillo:
Toca sobre la parte donde quieras añadir la fórmula.
Escribe el signo igual en la celda.
Empieza a escribir el nombre de la función.
Verás que se abre un desplegable con las opciones.
Elige la que quieras de la lista.
Aplica la sintaxis correspondiente con las celdas involucradas.
Toca enter.
Obtén el resultado.
Fórmulas básicas de Excel
Podemos entender como fórmulas básicas aquellas que no requieren una sintaxis muy completa, basadas en operaciones aritméticas sencillas o incluso aquellas que nos permiten realizar ciertas acciones o dar formato a un texto o fecha y que podamos recordar sin ningún problema. Podemos distinguir por lo tanto, fórmulas en Excel con funciones matemáticas, con operadores lógicos, texto, fechas, etc.
Funciones matemáticas básicas
SUMA: Realiza la suma de los valores de las celdas que queramos. Podemos realizar la suma de celdas separadas o indicar un intervalo de celdas a sumar. Por ejemplo, =SUMA(A15;B8;C11;E7) realizará el sumatorio de esas cuatro celdas, mientras que =SUMA(A1:A34) calculará la suma de los valores de todas las celdas desde A1 hasta A34.
RESTA: En este caso, lo que tenemos que hacer para restar el valor de dos o mas celdas es introducir el símbolo igual seguido de las celdas separadas por el símbolo menos. Ejemplo, =D5-E4.
MULTIPLICACIÓN: Al igual que con la resta, si lo que queremos es multiplicar el valor de varias celdas, lo único que tenemos que hacer es escribir el símbolo = y a continuación, indicar las celdas separadas del símbolo *, que representa la multiplicación en Excel.
DIVISIÓN: Para dividir los valores de dos celdas, lo único que tenemos que hacer es escribir = seguido del dividendo, el símbolo /, la celda del divisor y pulsar Enter.
MEDIA: Otra de las fórmulas de Excel más básicas y útiles es la que nos permite calcular la media aritmética. En este caso la sintaxis es; =PROMEDIO(A1:A30) o bien =PROMEDIO(A1;B3;C10).
MAYOR: También es posible saber cuál es el valor máximo entre muchas celdas con la función MAX. Si sintaxis es: =MAX(A1;B3;C4;D3;E7) o bien aplicando un rango =MAX(A1:A30).
MENOR: Funciona igual que MAYOR pero el nombre de la función es MIN. Por lo tanto, su sintaxis es: =MIN(A1;B3;C4;D3;E7) o bien aplicando un rango =MIN(A1:A30).
PAR: Comprobar si un número o valor de una celda es par o impar resulta también muy sencillo con la función =ES.PAR(A1) que nos devolverá VERDADERO o FALSO como resultado.
IMPAR: De la misma manera podemos usar la función =ES.IMPAR(A1).
Fórmulas con operadores lógicos
En Excel también es posible crear fórmulas con operadores lógico para saber si el valor de una celda es mayor que, menor que, igual a o diferente de un valor determinado o el valor de otra celda. También es posible utilizar la combinación de dos operadores lógicos, es decir, mayor o igual y menor o igual u otros como Si, Y y O.
Para aplicar estas fórmulas en Excel, lo único que tenemos que hacer es indicar el operador lógico entre las celdas que queremos comparar.
MAYOR QUE: Si queremos saber si el valor de una celda es mayor que el de otra, la sintaxis a utilizar es: =A1>A3. El resultado será VERDADERO o FALSO.
MAYOR o IGUAL: De la misma manera utilizamos el operador mayor o igual: =A1>=A3.
MENOR QUE: En este caso el operador será menor: =A1<A3.
MENOR O IGUAL: O bien menor o igual de la siguiente manera: =A1<=A3.
IGUAL A: Para comprobar si los valores de dos celdas son iguales: =A1=A3.
DIFERENTE DE: Mientras que si queremos saber si son distintos: A1<>A3.
SI: la función SI realiza una comprobación de tipo verdadero o falso para poder establecer un valor en función del resultado. Por ejemplo, =SI(A>B;Valor si V;Valor si F).
Y: Permite unir dos o más pruebas lógicas para devolver un resultado de verdadero o falso. Ejemplo: =Y(valorlógico1;valorlógico2)
O: Funciona de la misma manera que Y, pero en este caso el resultado varía, puesto que si uno de los valores lógicos es verdadero, el resultado será Verdadero.
Funciones básicas con fecha y hora
Aunque en la mayoría de ocasiones los valores de un Excel son numéricos, podemos encontrarnos también ante la necesidad de realizar diferentes funciones sobre celdas que contienen un valor de fecha y hora. En este sentido, estas son las funciones básicas en Excel que debemos conocer para manejarnos con fechas.
AHORA: Para asignar el valor de una celda con la fecha de hoy basta indicar =AHORA().
HOY: =HOY() devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas, como al abrir el archivo. En este caso, a diferencia con Ahora, no muestra la hora.
DIA: La función =DIA(A1) devuelve el día de la fecha que contiene la casilla A1.
MES: La función =MES(A1) devuelve el mes de la fecha que contiene la casilla A1.
AÑO: La función =AÑO(A1) devuelve el año de la fecha que contiene la casilla A1.
HORA: La función =HORA(A1) devuelve la hora de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
MINUTO: La función =MINUTO(A1) devuelve los minutos de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
SEGUNDO: La función =SEGUNDO(A1) devuelve los segundos de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
DIAS.LAB: =DIAS.LAB(A1;B1) devuelve el número de días laborables entre las fechas de las casillas A1 y B1.
FIN.MES: Esta función nos devuelve el último día del mes dada una fecha y un número de meses, =FIN.MES(A1;B1), donde A1 contiene una fecha inicial y B1 el número de meses.
DIASEM: Devuelve el número de día de la semana según los diferentes calendarios. En nuestro calendario el día 1 se corresponde con el lunes y así sucesivamente.
Funciones de texto
También podemos tener hojas de cálculo que contienen celdas con texto y sobre las que también podemos aplicar diferentes fórmulas para realizar diferentes tareas de manera automática. Las funciones básicas de texto en Excel son:
VALOR: Convierte una cadena de texto que contiene un número y nos devuelve un tipo numérico.
TEXTO: Permite convertir un número a tipo texto con un formato de texto concreto.
SUSTITUIR: Permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de texto. Ejemplo: =SUSTITUIR(texto;texto original;textonuevo[numrepeticiones]).
CONCATENAR: Permite unir textos de diferentes celdas en otra celda, =CONCATENAR(A1;B3;C4).
DERECHA: Permite extraer de una celda con texto un número determinado de caracteres empezando por la derecha. Por ejemplo, =DERECHA(A1;4) el resultado sería «ulas». Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
IZQUIERDA: igual que la función DERECHA pero empezando a contar los caracteres por la izquierda.
EXTRAE: Como su propio nombre indica, extrae parte de una cadena de texto. Los caracteres que se encuentran entre una posición inicial y el número de caracteres indicados. Ejemplo: =EXTRAE(A1;posInicial;NumCaracteres).
LARGO: Nos devuelve el número de caracteres del valor de una celda. Importante saber que cuenta los espacios que haya tanto al principio como al final.
MAYUSC: Convierte una cadena de texto a letras mayúsculas.
MINUSC: Lo mismo pero en minúsculas.
ESPACIOS: Esta función elimina los espacios que pueda haber al principio y final de una celda.
Funciones de búsqueda
Dentro de las funciones predefinidas en Excel encontramos aquellas que nos permiten hacer búsquedas de datos entre las celdas de una hoja. Las más básicas son BUSCAR, BUSCARV y BUSCARH.
BUSCAR: Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz. Su sintaxis es =BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparacion; [vector_resultado]).
BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena en orden ascendente. Su sintaxis es BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas;[rango]).
BUSCARH: Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada. Su sintaxis es
BUSCARV(valor_buscado; matriz_busca_en; indicador_filas;[ordenado]).
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